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Wenn Sie Ihren Urlaub nicht am Computer oder Telefon verbringen möchten, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel sorgfältig zu lesen. Von dem in Hamburg lebenden Karrierecoach Haslet Alp haben wir 10 nützliche Tipps bekommen, was man tun kann, um im Urlaub nicht arbeiten zu müssen.
1) Frühe Planung
Planen und kündigen Sie Ihre Urlaubsplanung so früh wie möglich an. Bei vielen Arbeitgebern ist es sogar gewünscht den Urlaubsplan für das kommende Jahr bis Dezember des aktuellen Jahres einzureichen. Auf diese Weise können Sie die Zeit von lang andauernden Projekten oder Aufgaben genauer planen.
2) Herausfordernde Projekte vor den Ferien abschließen
Wenn Sie die Möglichkeit haben, planen Sie große Projekte vor Ihrem Urlaub ein. Rechnen Sie mit Verzögerungen und planen Sie deshalb auch einen Puffer ein. Nehmen wir an, Sie möchten im Juli in den Urlaub fahren, legen Sie das Enddatum Ihrer intensiven Projekte spätestens auf die zweite Juniwoche fest. Auf diese Weise können Sie sowohl Ihren Urlaub mit der Freude beginnen, eine gute Arbeit geleistet zu haben, als auch den Komfort erleben, nach Ihrer Rückkehr während des Urlaubs kein großes Projekt auf Sie warten zu lassen. Wenn Projekttermine keine Flexibilität bieten, versuchen Sie aus den gleichen Gründen, Ihren Urlaub nach dem Projekt zu planen.
3) Timing für die Neueinstellungen
Wenn Sie als Führungskraft tätig sind, gibt es Faktoren, die Sie bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter für Ihr Team beachten sollten. Planen Sie neue Mitarbeiter mindestens 3 Monate vor Ihrem langen Sommerurlaub ein. Andernfalls müssen Ihre Teammitglieder während Ihrer Abwesenheit möglicherweise zusätzliche Zeit für neue Teamkollegen aufwenden. Dies kann im Team Ineffizienz und Stresssituationen verursachen.
4) Bereiten Sie eine detaillierte To-Do-Liste vor
Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller Aufgaben, die Sie erledigen müssen, ob groß oder klein. Verteilen Sie diese Aufgaben in einem zweiachsigen Diagramm „Dringlichkeit“ und „Notwendigkeit“. Diese Übung wird Ihnen helfen, all die Dinge in Ihrem Kopf auf Papier zu bringen, Ihre Prioritäten zu setzen und bei Ihrem Zeitmanagement zu helfen.
5) Delegieren
Wenn Sie in einer Führungsposition sind, überprüfen Sie die oben genannte Liste und teilen Sie die Aufgaben, die Sie delegieren können, mit Ihrem Team. Sie können mit Aufgaben beginnen, die von geringer Dringlichkeit und Notwendigkeit sind. Haben Sie beispielsweise Auszubildende oder Werkstudenten in Ihrem Team, können Sie diese Aufgaben vergeben und so Abwechslung in ihren Arbeitsalltag bringen.
6) Bereiten Sie Ihren Stellvertreter für Ihre Abwesenheit vor
Beginnen Sie mindestens einen Monat vor Urlaubsantritt damit, Ihren Urlaubsvertreter über die Themen auf Ihrer Agenda zu informieren und ins Boot zu holen. Bitte seien Sie achtsam und gerecht und teilen Sie nur wichtige Informationen, anstatt jede E-Mail zu diesem Thema weiterzuleiten. Wenn Sie in einer Führungsposition sind, bitten Sie Ihren Mitarbeiter, ebenfalls eine Prioritätenliste zu erstellen. Zum Schluss erstellen Sie gemeinsam eine einzige Liste, mit dem Ihr Vertreter arbeiten und leisten kann, ohne in den Stress zu geraten. Heben Sie bei Bedarf bestimmte Aufgaben auf seiner Agenda auf oder delegieren Sie sie an andere Teammitglieder.
7) Zusammenfassung an Ihren Vorgesetzten
Erstellen Sie für Ihren Vorgesetzten einen Kurzbericht über die aktuellen Aufgaben und Projekte und wer diese Themen in Ihrer Abwesenheit übernimmt. Vergessen Sie nicht, auch wichtige Informationen zu kritischen Projekten anzugeben.
8) Automatische Benachrichtigungsnachricht
Bevor Sie in den Urlaub fahren, stellen Sie sicher, dass Sie eine automatische Benachrichtigungsmail über Ihr Mailsystem erstellen. Fügen Sie niemals Aussagen wie “Sie erreichen mich im Notfall unter dieser Nummer” ein. Geben Sie stattdessen die Kontaktdaten Ihres Vertreters und betonen Sie, dass Sie die Person nur kontaktieren sollen, falls es sich um eine Notsituation handelt. Informieren Sie unbedingt die Person, die Ihre Vertretung übernimmt, bevor Sie ihren Namen und ihre Kontaktdaten weitergeben. Für den Fall, wenn es tatsächlich Notfälle geben sollte, teilen Sie nur Ihrem Vertreter unter welcher Nummer Sie erreichbar sein werden.
9) Verlegen Sie Ihr Urlaubsrückreisedatum nicht auf den letzten Tag Ihres Urlaubs
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht an dem gleichen Tag oder ein Tag vor dem ersten Arbeitstag aus dem Urlaub zurückkehren. Sie sollten mindestens 2 Tage dazwischen einplanen damit Sie sich akklimatisieren können. Damit geben Sie Ihren Körper und Ihrem Geist Zeit wieder anzukommen. So gelingt Ihnen auch die letzten Tage Ihres Urlaubs stressfrei und mit Freude zu genießen.
10) Entdecken Sie die Macht der Taste „Löschen“
Planen Sie nach Möglichkeit keine andere Besprechung als die Besprechung mit Ihrem Vertreter an Ihrem ersten Arbeitstag nach dem Feiertag. Filtern Sie die nicht direkt an Sie adressierte (wie CC oder BCC) aus. Dazu gehören auch die Mails, die von Ihnen keine Entscheidung oder Handlung verlangen. Seien Sie großzügig mit der Löschtaste. Wenn eine Situation wirklich wichtig ist, meldet sich die Person erneut bei Ihnen.
Wir wünschen Ihnen einen stressfreien, ruhigen und angenehmen Sommerurlaub.
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