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Wenn du deinen Urlaub nicht am Computer oder Telefon verbringen möchtest, empfehle ich dir, diesen Artikel sorgfältig zu lesen. Von dem in Hamburg lebenden Karrierecoach Haslet Alp haben wir 10 nützliche Tipps bekommen, was man tun kann, um im Urlaub nicht arbeiten zu müssen.
1) Frühe Planung
Plane und kündige deine Urlaubsplanung so früh wie möglich an. Bei vielen Arbeitgebern ist es sogar gewünscht, den Urlaubsplan für das kommende Jahr bis Dezember des aktuellen Jahres einzureichen. Auf diese Weise kannst du die Zeit von lang andauernden Projekten oder Aufgaben genauer planen.
2) Herausfordernde Projekte vor den Ferien abschließen
Wenn du die Möglichkeit hast, plane große Projekte vor deinem Urlaub ein. Rechne mit Verzögerungen und plane deshalb auch einen Puffer ein. Nehmen wir an, du möchtest im Juli in den Urlaub fahren, lege das Enddatum deiner intensiven Projekte spätestens auf die zweite Juniwoche fest. Auf diese Weise kannst du sowohl deinen Urlaub mit der Freude beginnen, eine gute Arbeit geleistet zu haben, als auch den Komfort erleben, nach deiner Rückkehr während des Urlaubs kein großes Projekt auf dich warten zu lassen. Wenn Projekttermine keine Flexibilität bieten, versuche aus den gleichen Gründen, deinen Urlaub nach dem Projekt zu planen.
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3) Timing für die Neueinstellungen
Wenn du als Führungskraft tätig bist, gibt es Faktoren, die du bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter für dein Team beachten solltest. Plane neue Mitarbeiter mindestens 3 Monate vor deinem langen Sommerurlaub ein. Andernfalls müssen deine Teammitglieder während deiner Abwesenheit möglicherweise zusätzliche Zeit für neue Teamkollegen aufwenden. Dies kann im Team Ineffizienz und Stresssituationen verursachen.
4) Bereite eine detaillierte To-Do-Liste vor
Erstelle eine detaillierte Liste aller Aufgaben, die du erledigen musst, ob groß oder klein. Verteile diese Aufgaben in einem zweiachsigen Diagramm „Dringlichkeit“ und „Notwendigkeit“. Diese Übung wird dir helfen, all die Dinge in deinem Kopf auf Papier zu bringen, deine Prioritäten zu setzen und bei deinem Zeitmanagement zu helfen.
5) Delegieren
Wenn du in einer Führungsposition bist, überprüfe die oben genannte Liste und teile die Aufgaben, die du delegieren kannst, mit deinem Team. Du kannst mit Aufgaben beginnen, die von geringer Dringlichkeit und Notwendigkeit sind. Hast du beispielsweise Auszubildende oder Werkstudenten in deinem Team, kannst du diese Aufgaben vergeben und so Abwechslung in ihren Arbeitsalltag bringen.
6) Bereite deinen Stellvertreter für deine Abwesenheit vor
Beginne mindestens einen Monat vor Urlaubsantritt damit, deinen Urlaubsvertreter über die Themen auf deiner Agenda zu informieren und ins Boot zu holen. Bitte sei achtsam und gerecht und teile nur wichtige Informationen, anstatt jede E-Mail zu diesem Thema weiterzuleiten. Wenn du in einer Führungsposition bist, bitte deinen Mitarbeiter, ebenfalls eine Prioritätenliste zu erstellen. Zum Schluss erstellt ihr gemeinsam eine einzige Liste, mit der dein Vertreter arbeiten und leisten kann, ohne in den Stress zu geraten. Hebe bei Bedarf bestimmte Aufgaben auf seiner Agenda auf oder delegiere sie an andere Teammitglieder.
7) Zusammenfassung an deinen Vorgesetzten
Erstelle für deinen Vorgesetzten einen Kurzbericht über die aktuellen Aufgaben und Projekte und wer diese Themen in deiner Abwesenheit übernimmt. Vergiss nicht, auch wichtige Informationen zu kritischen Projekten anzugeben.
8) Automatische Benachrichtigungsnachricht
Bevor du in den Urlaub fährst, stelle sicher, dass du eine automatische Benachrichtigungsmail über dein Mailsystem erstellst. Füge niemals Aussagen wie „Du erreichst mich im Notfall unter dieser Nummer“ ein. Gib stattdessen die Kontaktdaten deines Vertreters an und betone, dass die Person nur kontaktiert werden soll, falls es sich um eine Notsituation handelt. Informiere unbedingt die Person, die deine Vertretung übernimmt, bevor du ihren Namen und ihre Kontaktdaten weitergibst. Für den Fall, wenn es tatsächlich Notfälle geben sollte, teile nur deinem Vertreter unter welcher Nummer du erreichbar sein wirst.
9) Verlege dein Urlaubsrückreisedatum nicht auf den letzten Tag deines Urlaubs
Stelle sicher, dass du nicht an dem gleichen Tag oder ein Tag vor dem ersten Arbeitstag aus dem Urlaub zurückkehrst. Du solltest mindestens 2 Tage dazwischen einplanen, damit du dich akklimatisieren kannst. Damit gibst du deinem Körper und deinem Geist Zeit, wieder anzukommen. So gelingt es dir auch, die letzten Tage deines Urlaubs stressfrei und mit Freude zu genießen.
10) Entdecke die Macht der Taste „Löschen“
Plane nach Möglichkeit keine andere Besprechung als die Besprechung mit deinem Vertreter an deinem ersten Arbeitstag nach dem Feiertag. Filtere die nicht direkt an dich adressierte (wie CC oder BCC) aus. Dazu gehören auch die Mails, die von dir keine Entscheidung oder Handlung verlangen. Sei großzügig mit der Löschtaste. Wenn eine Situation wirklich wichtig ist, meldet sich die Person erneut bei dir.
Wir wünschen dir einen stressfreien, ruhigen und angenehmen Sommerurlaub.
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